Марат Нургалиев

Марат Нургалиев

Эксперт по внутренним коммуникациям и Happiness manager


Как человеку из сферы внутренних коммуникаций мне довольно часто приходится взаимодействовать с разными источниками и каналами информации. За 11 лет, которые я нахожусь в корпоративном мире, доводилось видеть довольно разные (иногда удивительные) подходы и техники в их использовании.

Один из самых распространенных каналов внутренних коммуникаций – это электронная почта. Как правильно применять электронную почту и рассматривать ее как эффективный канал коммуникаций? Казалось бы, что здесь сложного?

Я сделал для себя одно небольшое открытие – по тому, какие сообщения отправляются по электронной почте и, главное, каким образом это делается, можно сделать предположения об уровне корпоративной культуры и о том, какие ценности в организации в приоритете.

В этой статье я хотел бы поделиться с вами вредными советами, как не стоит работать с электронной почтой и какие письма писать не нужно. Это реальные примеры из корпоративной жизни. А вам такие люди встречались? Итак, давайте начнем.

Вредные советы (читай: делай наоборот)

Никогда не пишите слова приветствия. Зачем эти ненужные «Добрый день», «Добрый вечер», «Здравствуйте», «Доброй ночи»? Времени и так нет, сразу к делу.

Начинайте письмо с наиважнейших слов: «Мне надо», «Необходимо», «Сделайте». А еще лучше – «Вы должны». Эффект обеспечен. Правда, какой, непонятно.

Ставьте в копию письма всех, кто работает в компании, вплоть до первого руководителя. Пусть сами решат, кому это письмо важно, некогда разбираться.

ПИШИТЕ ВСЕ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, ПРИ ПОМОЩИ CAPS LOCK. Так намного заметнее, да и буквы выше, красивее смотрятся.

Оставляйте пустой тему письма. Всегда. Вообще ненужная строка, только время тратить на ее заполнение. Пусть сами догадываются о тайном смысле моего сообщения.

Выделяйте текст письма разными цветами, РАЗМЕРАМИ, шрифтами. Красный, зеленый, оранжевый – чем больше, тем лучше.

Сокращайте как можно больше слов, экономьте место в тексте письма. «Спс», «ДД», «НЗЧТ», «ПТМЧТ». Вариантов много, главное, почаще, пусть адресаты привыкают и понимают сами, ведь это несложно.

Не благодарите ответным письмом за хорошо сделанную работу или оперативно решенный запрос своих коллег. Это же по умолчанию понятно.

Не соблюдайте деловую этику, сразу переходите в переписке на «ты». Мы же коллеги. Какая этика? Так это не для нас.

Если у вас короткое сообщение, пишите его смело прямо в теме письма. Так тоже можно.

Не проверяйте орфографию и пунктуацию в своем письме перед отправкой. Как отправилось, так отправилось. Главное – смысл понятен.

Если у вас срочный запрос, не забудьте написать в теме «ОЧЕНЬ СРОЧНО», «ОЧЕНЬ ВАЖНО», «КРАЙНЕ НЕОБХОДИМО». Желательно несколько раз использовать это слово, а еще добавить в начало письма, чтобы уж наверняка. Не надо использовать функцию, позволяющую присвоить приоритет письму. Словами-то привычнее.

Не используйте подпись в конце сообщений и электронные визитки. Зачем? Если очень нужно, найдут в корпоративном справочнике, а нет – ну и ладно. В чем смысл этих подписей?

Чтобы быстрее ответили, ставьте в конце предложений много знаков: !!!!! или ????? Пробуйте все методы для привлечения внимания.

И последнее – это уже не вредный, а хороший дружеский совет – забудьте обо всех пунктах и постарайтесь так не делать.

А теперь черед полезных советов для внутренних коммуникаторов и контент-менеджеров, которые каждый день сталкиваются с дизайном сообщений и массовыми рассылками по электронной почте.

Мой ТОП-8, которым хочу поделиться:

  1. Своевременно регулярно актуализируйте почтовые группы рассылок. При необходимости детализируйте группы, чтобы избегать СПАМа.
  2. Используйте только качественные изображения для коммуникаций. Помните об авторском праве.
  3. Выделяйте целевую аудиторию для каждого сообщения и пишите понятным для этой категории сотрудников языком.
  4. Регулярно собирайте фокус-группы и узнавайте мнение персонала, насколько полезны им рассылки, отправляемые по электронной почте.
  5. Проводите исследования, чтобы замерить эффективность электронной почты как канала внутренних коммуникаций.
  6. Следуйте правилу: больше смысла в минимуме текста. Лонгриды по электронной почте уходят в прошлое.
  7. Выделяйте ключевые части сообщения, на которые адресатам важно обратить внимание.
  8. В сообщениях придерживайтесь фирменного стиля и бренд-бука, используя корпоративные шрифты и другие требования компании, в которой работаете.