Марат Нургалиев
Эксперт по внутренним коммуникациям и Happiness manager
Как человеку из сферы внутренних коммуникаций мне довольно часто приходится взаимодействовать с разными источниками и каналами информации. За 11 лет, которые я нахожусь в корпоративном мире, доводилось видеть довольно разные (иногда удивительные) подходы и техники в их использовании.
Один из самых распространенных каналов внутренних коммуникаций – это электронная почта. Как правильно применять электронную почту и рассматривать ее как эффективный канал коммуникаций? Казалось бы, что здесь сложного?
Я сделал для себя одно небольшое открытие – по тому, какие сообщения отправляются по электронной почте и, главное, каким образом это делается, можно сделать предположения об уровне корпоративной культуры и о том, какие ценности в организации в приоритете.
В этой статье я хотел бы поделиться с вами вредными советами, как не стоит работать с электронной почтой и какие письма писать не нужно. Это реальные примеры из корпоративной жизни. А вам такие люди встречались? Итак, давайте начнем.
Вредные советы (читай: делай наоборот)
Никогда не пишите слова приветствия. Зачем эти ненужные «Добрый день», «Добрый вечер», «Здравствуйте», «Доброй ночи»? Времени и так нет, сразу к делу.
Начинайте письмо с наиважнейших слов: «Мне надо», «Необходимо», «Сделайте». А еще лучше – «Вы должны». Эффект обеспечен. Правда, какой, непонятно.
Ставьте в копию письма всех, кто работает в компании, вплоть до первого руководителя. Пусть сами решат, кому это письмо важно, некогда разбираться.
ПИШИТЕ ВСЕ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, ПРИ ПОМОЩИ CAPS LOCK. Так намного заметнее, да и буквы выше, красивее смотрятся.
Оставляйте пустой тему письма. Всегда. Вообще ненужная строка, только время тратить на ее заполнение. Пусть сами догадываются о тайном смысле моего сообщения.
Выделяйте текст письма разными цветами, РАЗМЕРАМИ, шрифтами. Красный, зеленый, оранжевый – чем больше, тем лучше.
Сокращайте как можно больше слов, экономьте место в тексте письма. «Спс», «ДД», «НЗЧТ», «ПТМЧТ». Вариантов много, главное, почаще, пусть адресаты привыкают и понимают сами, ведь это несложно.
Не благодарите ответным письмом за хорошо сделанную работу или оперативно решенный запрос своих коллег. Это же по умолчанию понятно.
Не соблюдайте деловую этику, сразу переходите в переписке на «ты». Мы же коллеги. Какая этика? Так это не для нас.
Если у вас короткое сообщение, пишите его смело прямо в теме письма. Так тоже можно.
Не проверяйте орфографию и пунктуацию в своем письме перед отправкой. Как отправилось, так отправилось. Главное – смысл понятен.
Если у вас срочный запрос, не забудьте написать в теме «ОЧЕНЬ СРОЧНО», «ОЧЕНЬ ВАЖНО», «КРАЙНЕ НЕОБХОДИМО». Желательно несколько раз использовать это слово, а еще добавить в начало письма, чтобы уж наверняка. Не надо использовать функцию, позволяющую присвоить приоритет письму. Словами-то привычнее.
Не используйте подпись в конце сообщений и электронные визитки. Зачем? Если очень нужно, найдут в корпоративном справочнике, а нет – ну и ладно. В чем смысл этих подписей?
Чтобы быстрее ответили, ставьте в конце предложений много знаков: !!!!! или ????? Пробуйте все методы для привлечения внимания.
И последнее – это уже не вредный, а хороший дружеский совет – забудьте обо всех пунктах и постарайтесь так не делать.
А теперь черед полезных советов для внутренних коммуникаторов и контент-менеджеров, которые каждый день сталкиваются с дизайном сообщений и массовыми рассылками по электронной почте.
Мой ТОП-8, которым хочу поделиться:
- Своевременно регулярно актуализируйте почтовые группы рассылок. При необходимости детализируйте группы, чтобы избегать СПАМа.
- Используйте только качественные изображения для коммуникаций. Помните об авторском праве.
- Выделяйте целевую аудиторию для каждого сообщения и пишите понятным для этой категории сотрудников языком.
- Регулярно собирайте фокус-группы и узнавайте мнение персонала, насколько полезны им рассылки, отправляемые по электронной почте.
- Проводите исследования, чтобы замерить эффективность электронной почты как канала внутренних коммуникаций.
- Следуйте правилу: больше смысла в минимуме текста. Лонгриды по электронной почте уходят в прошлое.
- Выделяйте ключевые части сообщения, на которые адресатам важно обратить внимание.
- В сообщениях придерживайтесь фирменного стиля и бренд-бука, используя корпоративные шрифты и другие требования компании, в которой работаете.
