Марат Нургалиев
Эксперт по внутренним коммуникациям и Happiness manager
Сейчас многие компании в Алматы и Нур-Султане вынуждены были перейти на дистанционную работу. Теперь главная задача – не потерять эффективность и продуктивность сотрудников. Это возможно сделать только при наличии нескольких важных факторов. Первое – высокий уровень диджитализации/автоматизации компании: начиная от современного технологичного оборудования, заканчивая IT-системами. Второе – осознанность руководителей и осознанность сотрудников – должно быть доверие, потому что именно на нем в итоге и строится процесс взаимодействия.
Какие же правила есть, когда работаешь вне офиса? Здесь, наверное, все будет индивидуально, ведь люди и компании разные, разный бизнес, разная специфика. Я бы хотел поделиться своим опытом и теми рекомендациями, которых придерживаюсь в работе «по удаленке» уже в течение нескольких лет.
Что важно сделать до того, как собираетесь работать удаленно?
Заранее (еще в офисе) проверьте наличие всех необходимых доступов и программ
Составьте весь список необходимого софта, который может вам понадобиться для работы, проверьте, все ли из этого перечня установлено и работает. То же самое с доступом к сетевым папкам, VPN, администраторскими правами на компьютер (если будете инсталлировать программы самостоятельно). В определенный момент что-то из перечисленного может срочно потребоваться, а такие вопросы вне офиса решаются обычно намного дольше и тяжелее. Облегчите себе задачу заранее.
Убедитесь в хорошей скорости интернета в том месте, откуда планируете работать
Есть много сайтов, позволяющих замерить скорость Интернета. Проконсультируйтесь с IT-отделом, будет ли достаточно этой скорости для работы «по удаленке». На всякий случай продумайте альтернативные варианты в виде мобильных Wi-Fi роутеров или мобильного интернета, который можно раздать для компьютера. Ведь всегда что-то может пойти не так, а без интернета вы не сможете полноценно участвовать в рабочей деятельности.
Запишите «горячие» контакты
Сюда можно включить важные контакты коллег из IT, HR и других функций. В случае, если у вас будут проблемы с доступом к корпоративной сети, сломается компьютер и отключится полностью интернет, вы всегда будете знать, кому сообщить о возникших сложностях и как их решить оперативно.
Итак, вы вышли на удаленку, что дальше?
Выберите заранее локацию или даже локации, где вам было бы комфортно работать
Разу всплывают в памяти огромное количество мемов про работу из дома. Так вот, чтобы не напоминать героев подобных изображений, решите, откуда вам будет удобнее работать – создайте себе располагающую атмосферу, позволяющую настроиться на деловую волну. Если вы трудитесь из дома, у вас может быть несколько таких мест. Крайне не рекомендую работать, лежа в кровати, к примеру, или за обеденным столом.
Создайте свой «ритуал», который будет означать начало работы
Знаю некоторых коллег, которые, чтобы начать рабочий день «по удаленке», домашнюю одежду меняют на офисную. И таким образом настраиваются на продуктивный день. Кто-то с утра представляет строгого шефа, дающего наставления и поручения. У каждого может быть свой ритуал.
Делайте перерывы в работе каждый час на 5-10 минут
Важный момент – находясь дома или в кофейне (или в других местах) очень легко с головой уйти в работу и в одном положении провести почти весь день. Обращайте внимание на время, уделяйте внимание небольшим паузам, благодаря которым можно сделать зарядку, немного пройтись и взбодриться. Работая в офисе, мы делаем больше движений, чем на удаленке. Помните об этом. Физкульт-пятиминутки в помощь!
Планируйте свои задачи на короткий срок
Договоритесь с руководителем о сроке по постановке задач и их контролю. По личному примеру могу сказать, что на удаленке лучше использовать такие короткие периоды, как неделя или даже день (если кризисная ситуация, например). Поймите, руководителю важно знать, чем вы занимаетесь, какие задачи в приоритетных зонах, а вам будет полезно вести контроль личной эффективности. Как двустороннее движение: вы доверяете своему менеджеру, он доверяет вам, и все счастливы.
Во время видеоконференций включайте видео, чтобы коллег и могли вас видеть
Когда долгое время работаешь удаленно, в определенный момент начинаешь скучать по живому общению и коллегам. В видеоконференциях включайте видео, чтобы участники дискуссии могли видеть вас, а вы – их. Так встречи становятся более «живыми», вы можете наблюдать эмоции коллег и их реакции почти, как в офисе. Социализируемся как можем.
Придерживайтесь стандартного графика, который у вас был до этого
Или, если вы решили его поменять, обсудите со своим руководителем и сообщите коллегам, с которыми взаимодействуете. Не должно возникать случаев, когда от вас ждут срочного ответа, а вы в этот момент решили самостоятельно поменять свой график или вообще отдохнуть на денек. Помните, вы на работе. Хоть и на удаленной.
Будьте вежливы с коллегами и клиентами: деловую этику никто не отменял
На удаленной работе в деловых коммуникациях действуют все те же правила, что и в офисе. Во время переговоров позаботьтесь о том, чтобы не было посторонних шумов на фоне – громкой музыки, звука от стиральной машины, громко включенного телевизора и пр. Если минимизировать шум не получается (вдруг, соседи неожиданно решили сделать ремонт), подключайтесь к конференц-коллам через гарнитуру.
Проводите обеденное время с пользой
Есть возможность прогуляться и подышать свежим воздухом? Выбирайте вариант «да» и наслаждайтесь таким шансом. Это полезно для здоровья и позитивно отразится на вашей работоспособности.
Не откладывайте срочные дела – старайтесь заниматься ими сразу
Это скорее миф, что «сейчас я посплю на час побольше дома, а потом после 18.00 после окончания трудового дня все быстро сделаю». Поверьте, в большинстве случаев не работает. Не вступайте в переговоры с собой и не идите на уступки. Лень хитра, это главный враг, который из всех углов поджидает тех, кто работает «по удаленке». Возьмите в привычку выполнять срочные важные дела сразу. Дисциплина – залог успеха.
Благодарите коллег. Не забывайте
Цифровое спасибо по почте, мессенджеру или в корпоративной социальной сети всегда приятно услышать. Не забывайте благодарить коллег за отлично выполненную работу. Спасибо – простое слово, которое может подарить другому человеку позитивные эмоции и поднять настроение. А на удаленке без позитива никуда.
Надеюсь, сегодняшние советы будут полезны. Желаю всем нам позитива, крепкого здоровья, счастья и эффективных внутренних коммуникаций!
