В деловой среде каждый сотрудник должен уметь грамотно проводить телефонные разговоры, даже если он не имеет прямого отношения к общению с клиентами. Причин много: такое общение демонстрирует профессионализм сотрудника, повышает доверие собеседника и укрепляет лояльность клиентов. Всем однажды приходится проводить деловые переговоры и каждому необходимо знать основы телефонного этикета. В этом вам помогут советы от HireBee.
Улыбайтесь во время разговора
Улыбка помогает положительно настроиться к разговору и в целом повышает настроение. Не стоит пренебрегать этим мудрым советом. Даже во время телефонного разговора собеседник может почувствовать вашу улыбку на том конце провода. Улыбаясь во время разговора, вы становитесь более любезным и заинтересованным. Ваш собеседник будет уделять больше внимания разговору и вероятность положительного ответа увеличится в разы. Поэтому не забывайте улыбаться.
Правильное обращение к собеседнику
Разговор начинается с приветствия, что можно считать своеобразным первым впечатлением. Конечно, в вашем офисе может быть непринужденная атмосфера, но вы всегда должны оставаться профессионалом. Сразу после приветствия очень важно представиться и озвучить компанию, в которой вы работаете.
Важно не только приветствие, но и умение правильно прощаться. Если вы не уверены в формулировке, нет ничего плохого в использовании стандартных фраз: «Здравствуйте! Добрый день! До свидания!» Один из способов, повышающий лояльность клиентов заключается в простом вопросе: «Могу ли я помочь чем-нибудь еще?», и, только получив отрицательный ответ, стоит завершать разговор.
Всегда узнавайте о занятости собеседника
Каждый занят делами, которые необходимо выполнить в течение рабочего дня. Поэтому стоить узнать, есть ли у вашего собеседника время на разговор с вами.
Тем самым вы позиционируете себя более профессиональным и показываете, что с уважением относитесь к человеку и его времени. И при этом не пользуйтесь словосочетанием «вас беспокоит», которое носит в себе негативный контекст. Так вы сами формируете негативное отношение к разговору и позволяете относиться к разговору с пренебрежением и безразличием. Представляйте себя и вашу компанию с достоинством.
Не перебивайте собеседника
Быть вежливым можно, следуя только одному совету – не перебивайте собеседника. Это выглядит непрофессионально и невежливо и может привести к раздражению собеседника и нежеланию продолжать общение с вами. Не пытайтесь таким образом побыстрее прекратить разговор. Сложный клиент, взволнованный менеджер или удрученный коллега – то, с чем иногда приходится сталкиваться, но не стоит показывать свое недовольство. Лучше всего дать человеку возможность высказаться и выслушать его. Если человек связался с вами, то скорее всего он доверяет вам или информация может оказаться полезной для вас.
Следите за интонацией
Во время разговора мы создаем настрой интонацией, поэтому очень важно следить за этим. Так вы влияете на восприятие собеседника, создаете визуальное представление о вас и меняете настроение собеседника. Правильная интонация – ключ к приятной и продуктивной беседе.
Говорите четко и по делу
Не нужно торопиться, что-то бормотать под нос и говорить несвязно. Если у вас нет времени, лучше перезвонить в удобное для вас время. Также стоит заранее подготовиться к звонку, если вы испытывайте переживания по этому поводу. Нужно уметь выражать свои мысли четко и ясно, чтобы не задерживать собеседника и дать ему понять главный посыл вашего звонка. Общаясь по телефону, деловые люди стремятся быть краткими и не отклоняться от темы. Поэтому, не предоставляйте слишком много информации за раз и используйте соответствующие, точные и конкретные слова во время общения.
Звоните в рабочие часы
Не стоит беспокоить людей вне рабочего времени, это может ухудшить ваши отношения. Даже несмотря на то, что сейчас нужно всегда быть на связи и в курсе последних событий. Люди хотят отдохнуть, и для них ваш звонок может показаться оскорбительным. И шансы на положительный ответ будут сведены к нулю. Поэтому заранее договаривайтесь на звонок с собеседником.
